УТВЕРЖДЕНА

приказом Управления Судебного департамента в Республике Хакасия

от 28.05.2025 № 21-о/д

 

 

 

 

Инструкция

по работе с обращениями и запросами граждан и организаций

в Управлении Судебного департамента в Республике Хакасия

 

I. Общие положения

 

1.1. Работа с обращениями и запросами граждан и организаций в Управлении Судебного департамента в Республике Хакасия осуществляется в соответствии с Конституцией  Российской  Федерации, федеральными законами  от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном  департаменте  при Верховном  Суде Российской Федерации», от 02.05.2006
№ 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации» и от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления», иным федеральным законодательством, регулирующим правоотношения граждан и организаций при обращении в государственные органы и органы местного самоуправления, а также требованиями организационно-распорядительных документов Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и Инструкции по делопроизводству в Управлении.

1.2. Данная Инструкция определяет единый порядок рассмотрения обращений (запросов) граждан и представителей организаций, осуществления личного приема и ведения делопроизводства по ним в Управлении.

1.3. В Управлении подлежат обязательному рассмотрению индивидуальные и коллективные предложения, заявления, жалобы, а также запросы граждан и организаций (далее - обращения (запросы), поступающие в письменной форме, форме электронных сообщений или в форме устного обращения к должностному лицу во время личного приема, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законодательством.

Отказ в приеме обращений, рассмотрение которых входит в компетенцию Управления - не допустим.

1.4. Письменное обращение должно содержать фамилию, имя, отчество автора, почтовый адрес для ответа или уведомления о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления и жалобы, личную подпись и дату.

1.5. Обращение, поступившее в Управление по информационным системам общего пользования, подлежит рассмотрению в порядке, установленном данной Инструкцией.

1.6. Работа с обращениями (запросами) является прямой служебной обязанностью государственных гражданских служащих Управления. Принятые на работу в Управление работники должны быть ознакомлены с Инструкцией начальниками отделов под роспись.

1.7. При рассмотрении обращений (запросов) не допускается разглашение сведений, содержащихся в них, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

1.8. Информация на запрос может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа.

1.9. Заместители начальника Управления и начальники отделов Управления в пределах своих полномочий обязаны обеспечить:

-         всестороннее и объективное рассмотрение обращений (запросов) и предоставление заявителям или пользователям информацией достоверных сведений;

-         соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации;

-         систематический анализ обращений (запросов) для выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав граждан, организаций, а также для совершенствования работы системы, городских и районных судов, мировых судей и органов судейского сообщества Республики Хакасия.

1.10. Работники структурных подразделений Управления при проведении комплексного и целевого изучения деятельности городских и районных судов помимо выполнения своего основного задания, оказывают практическую помощь в рассмотрении обращений (запросов) в пределах своей компетенции.

При осуществлении выездов в районные (городские) суды и Абаканский гарнизонный военный суд (далее – суды) может быть организован личный прием заявителей по поручению начальника Управления либо исполняющего обязанности.

Информация о дате, времени и месте приема размещается на официальном сайте суда и на информационном стенде в помещении суда, не позднее чем за три дня до планируемого дня приема.

1.11. Отдел организационно - правового обеспечения деятельности судов Управления:

- обеспечивает рассмотрение обращений (запросов), адресованных в Управление;

- ведет контроль за исполнением обращений (запросов);

- во взаимодействии с другими отделами Управления обобщает и анализирует обращения (запросы) и ежеквартально представляет соответствующие справки  начальнику Управления;

- осуществляет информационно-справочную работу, связанную с обращениями (запросами).

Непосредственно организация работы по рассмотрению обращений (запросов) возложена на заместителя начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

В случае отсутствия заместителя начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов, его обязанности возлагаются на иного работника данного отдела.

1.12. Начальники отделов Управления представляют в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов информацию о состоянии работы с обращениями (запросами) ежеквартально (до 7 числа месяца, следующего за отчетным периодом). Заместитель начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов проводит обобщение о состоянии работы по рассмотрению обращений (запросов), личному приему граждан в целом и соответствующие сведения представляет начальнику Управления (до 10 числа месяца, следующего за отчетным кварталом).

 

II. Порядок рассмотрения обращений

 

2.1. Ответственность за организацию исполнения обращений, соблюдение сроков их рассмотрения, состояние делопроизводства по ним возлагается на начальников отделов Управления.

2.2. Прошедшие регистрацию обращения передаются непосредственно начальнику Управления для наложения резолюции.

2.3. Обращение с поручением начальника Управления передается работником, ответственным за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, исполнителю в день наложения резолюции или не позднее следующего дня. Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует лицо, указанное в резолюции первым или с отметкой «Ответственный».

2.4. В соответствии с резолюцией начальника Управления или его заместителей исполнение обращения может быть поставлено на контроль с последующим проставлением работником, ответственным за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции на обращении штампа «Контроль. Срок исполнения», «Контроль продлен» (при необходимости), «Снято с контроля» (приложение № 7). Обращение, на которое дается промежуточный ответ, с контроля не снимается.

Обращение с поручением, содержащим указание «оперативно» или пометку «К», исполняется в 10-дневный срок.

2.5. Решение о проверке обращения с выездом на место работников Управления принимается начальником Управления.

2.6. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется.

При невозможности направления жалобы на рассмотрение в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается автору с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

2.7. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации подлежит возврату заявителю с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

2.8. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, дан исчерпывающий ответ заявителю.

2.9. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или должностному лицу, в компетенцию которых входит рассмотрение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением об этом автора обращения, за исключением случая, когда ответ на обращение не дается.

Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение 5 дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти в сфере миграции и высшему должностному лицу субъекта (руководителю высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации) с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения.

2.10. Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, связанный с рассмотрением поступившего к ним обращения, рассматривается в течение 15 дней со дня регистрации.

2.11. Обращение в соответствии с компетенцией Управления рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.

2.12. В исключительных случаях, а также в случае истребования необходимых для рассмотрения обращения документов и материалов у должностных лиц начальником Управления или его заместителем может быть продлен срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения.

Не позднее трех дней до истечения срока рассмотрения обращения исполнителем (начальником отдела) представляется начальнику Управления материал проверки по обращению и докладная записка с указанием причин продления срока.

2.13. Начальником Управления или его заместителем могут устанавливаться сокращенные сроки рассмотрения обращения, если этого требуют интересы дела.

Сроки, предусмотренные Инструкцией, исчисляются в календарных днях со дня регистрации обращения. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

2.14. Обращение, содержащее нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. Заявителю сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

2.15. Ответ на письменное обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, если текст не поддается прочтению. В случае если возможно прочитать почтовый адрес и фамилию автора, ему в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается о причинах оставления обращения без ответа.

2.16. В случае, если текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение.

2.17. В случае если в обращении не указаны: фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит докладу руководству Управления.

2.18. В случае если в обращении содержатся вопросы, на которые заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Управления или его заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с автором по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же отдел. О данном решении уведомляется лицо, направившее обращение.

2.19. Ответ на обращение направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, поступившем в Управление в форме электронного документа, либо по адресу (уникальному идентификатору) личного документа гражданина в информационной системе, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении, поступившем в Управление в письменной форме. Кроме того, на поступившее в Управление обращение, содержащее предложение, заявление и жалобу, которые затрагивают интересы неопределенного круга лиц, в частности на обращение, в котором обжалуется судебное решение, вынесенное в отношении неопределенного круга лиц, ответ, в том числе с разъяснением порядка обжалования судебного решения, может быть размещен с соблюдением требования пункта 1.7 Инструкции на официальном сайте Управления в сети «Интернет».

2.20. В случае поступления письменного обращения, содержащего вопрос, ответ на который размещен в соответствии с пунктом 2.19. Инструкции на официальном сайте Управления в сети «Интернет», гражданину, направившему обращение, в течение 7 дней со дня регистрации обращения сообщается электронный адрес официального сайта в сети «Интернет», на котором размещен ответ на вопрос, поставленный в обращении, при этом обращение, содержащее обжалование судебного решения, не возвращается.

2.21. Управление вправе запрашивать документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления.

В случае если запрос о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, направляется по системе ведомственного электронного документооборота Управления или по адресу электронной почты, сведения о дате и времени отправки запроса распечатываются и приобщаются к документам, касающимся рассмотрения обращения.

Ш. Порядок предоставления информации по запросам

 

3.1. Организация работы с запросами осуществляется в порядке, установленном пунктами 2.1 - 2.5, 2.12 Инструкции.

3.2. В запросе указываются почтовый адрес, номер телефона и (или) факса или адрес электронной почты, а также фамилия, имя и отчество гражданина или наименование организации, запрашивающих информацию. Анонимные запросы не рассматриваются.

3.3. В случае если запрос не относится к сфере деятельности Управления, такой запрос направляемся в течение 7 дней со дня его регистрации в государственный орган или орган местного самоуправления, к полномочиям которых отнесено предоставление запрашиваемой информации.

О переадресации запроса в этот же срок сообщается направившему запрос пользователю информацией. В случае если Управление не располагает сведениями о наличии запрашиваемой информации в другом государственном органе и (или) органе местного самоуправления, об этом также сообщается направившему запрос пользователю информацией в течение 7 дней со дня регистрации запроса.

3.4. Запрос подлежит рассмотрению в 30-дневный срок со дня его регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

3.5. В случае если предоставление запрашиваемой информации невозможно в указанный срок, пользователь информацией уведомляется об отсрочке ответа на запрос в течение 7 дней со дня его регистрации с указанием причины такой отсрочки и срока предоставления запрашиваемой информации, который не может превышать 15 дней сверх установленного срока для ответа на запрос.

3.6. Информация о деятельности судов, органов судейского сообщества Республики Хакасия, Управления предоставляется в виде ответа на запрос, в котором содержится или к которому прилагается запрашиваемая информация либо в котором содержится мотивированный отказ в предоставлении указанной информации.

Ответ на запрос, поданный в электронном виде, может быть направлен в электронном виде, если в запросе не указан иной способ получения ответа.

3.7. Информация не предоставляется в случае, если:

- содержание запроса не позволяет установить запрашиваемую информацию;

- в запросе не указаны почтовый адрес, адрес электронной почты или номер факса для направления ответа на запрос либо номер телефона, по которому можно связаться с направившим запрос пользователем информацией;

- запрашиваемая информация не относится к деятельности Управления;

- запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа;

- запрашиваемая информация является вмешательством в осуществление правосудия;

- запрашиваемая информация ранее предоставлялась пользователю информацией;

- в запросе ставится вопрос о толковании нормы права, разъяснении ее применения или правовой оценке судебных актов, выработке правовой позиции по запросу, проведении анализа судебной практики или выполнении по запросу иной аналитической работы, непосредственно не связанной с защитой прав направившего запрос пользователя информацией.

3.8. В случае если запрашиваемая информация относится к информации ограниченного доступа, в ответе на запрос указываются вид, наименование, номер и дата принятия акта, в соответствии с которым доступ  к этой информации ограничен.

В случае если часть запрашиваемой информации относится к информации ограниченного доступа, а остальная информация является общедоступной, Управление предоставляет запрашиваемую информацию, за исключением информации ограниченного доступа.

3.9. Управление вправе не предоставлять информацию по запросу, если эта информация опубликована в средствах массовой информации или размещена в сети «Интернет».

В этом случае в ответе на запрос указываются наименование, дата выхода и номер средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация, и (или) электронный адрес официального сайта, на котором размещена запрашиваемая информация.

 

IV. Делопроизводство по обращениям (запросам)

 

4.1. Делопроизводство по обращениям (запросам) ведется отдельно от других видов делопроизводства в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.2. Прием, первоначальная обработка письменных обращений (запросов), поступающих в Управление по средствам факсимильной связи и доставляемых службой почтовой, фельдъегерской связи, производится работником, ответственным за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, после чего в тот же день передается в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов для регистрации.

4.3. Прием письменных обращений (запросов) в ходе личного приема, а также обращений (запросов) в форме электронных документов с использованием информационной системы, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина, производится заместителем начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.4. Обращения (запросы) подлежат регистрации в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов в день получения, но не позднее трех дней после поступления.

4.5. Регистрация обращений (запросов) ежегодно начинается с номера 1. Не допускается перерегистрация обращений (запросов), не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

4.6. Регистрация обращений (запросов) осуществляется в хронологическом порядке в системе электронного документооборота, применяемой в Управлении.

Основной регистрационно-контрольной формой регистрации являются электронные карточки системы электронного документооборота, в которые вводятся реквизиты обращений (запросов).

4.7. На впервые поступившее обращение (запрос) создается электронная алфавитно-учетная карточка.

На коллективное обращение (запрос) электронная алфавитно-учетная карточка заполняется по фамилии первого заявителя; на обращение (запрос) организаций - по фамилии представителя организации или наименованию организации.

4.8. На алфавитно-учетной карточке проставляется номер, в котором первая цифра обозначает порядковый номер алфавитно-учетной карточки на день поступления, вторая – год поступления обращения.

4.9. Обращение (запрос), поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

4.10. При регистрации обращения (запроса) на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса) или на свободном от текста месте проставляется штамп Управления (приложение № 1), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение (запрос) поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме. На обороте последнего листа прилагаемых документов ставится штамп (приложение № 2) либо производится запись «К вх.№______».

4.11. Присваиваемый обращению (запросу) регистрационный номер состоит из двух частей. Первая часть (неизменная) «УСД», в которой: «УСД» - Управление Судебного департамента в Республике Хакасия, вторая часть имеет цифры, обозначающие: первое число - порядковый номер обращения (запроса); второе – порядковый номер электронной алфавитно-учетной карточки; третье – год, в котором зарегистрировано первое обращение, четвертое – текущий год, в котором зарегистрировано обращение.

4.12. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением (запросом) и сохраняется при регистрации ответа (уведомления, письма) на обращение (запрос). В ходе рассмотрения обращения (запроса) вся переписка по нему, в том числе при движении обращения (запроса) внутри Управления, осуществляется за одним номером, присвоенным ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

В случае если ответ дается на два и более обращения (запроса) от одного и того же заявителя, регистрация исходящего документа осуществляется под номером того обращения (запроса) из рассмотренных, которое зарегистрировано первым.

4.13. Обращения (запросы) от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения его предыдущего обращения (запроса), считаются первичными, подлежат регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и приобщению к ранее поступившим материалам.

Срок рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения (запроса). При этом в ответе обязательна ссылка на все поступившие обращения (запросы) и адресаты (если они имеются).

4.14. Повторными считаются обращения (запросы), поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если:

- заявитель или пользователь информацией не удовлетворен данным ему ответом Управлением по первоначальному обращению (запросу);

- со времени подачи первого обращения (запроса) истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю или пользователю информацией не дан.

4.15. Повторное обращение (запрос) регистрируется так же, как первичное, с отметкой о повторности в системе электронного документооборота.

4.16. После регистрации обращение (запрос) в тот же день передается на доклад начальнику Управления.

4.17. Если в соответствии с поручением начальника Управления или его заместителей обращение (запрос) подлежит рассмотрению в нескольких отделах Управления, то подлинник обращения (запроса) передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, или с отметкой «Ответственный», копия соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению или запросу, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за своевременность и достоверность использованной при подготовке ответа информации.

4.18. Передача зарегистрированных обращений (запросов) в отделы и заместителям начальника Управления осуществляется через специалиста, ответственного за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, на которого возложены соответствующие обязанности, под роспись в реестре.

Обращение (запрос), переданное в отделы Управления ошибочно, возвращается в тот же день специалисту, ответственному за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

4.19. Передача обращения (запроса) из одного отдела Управления в другой, минуя руководство Управления, не допускается. Обращение (запрос) передается с соответствующей отметкой в учетных формах.

4.20. Начальники отделов Управления обеспечивают оперативное рассмотрение обращений (запросов), доведение их до исполнителей с поручением в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, при необходимости отметку о постановке обращения (запроса) на контроль.

Запрещается на тексте обращения (запроса) делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе рассмотрения обращения (запроса).

4.21. При исполнении обращения (запроса) исполнитель готовит ответ на официальном бланке Управления за подписью начальника либо заместителей начальника Управления. Копия ответа визируется начальником отдела.

Если обращение (запрос) поступило в Управление из государственного органа, органа местного самоуправления, то текст ответа должен содержать ссылку на наименование органа, переадресовавшего обращение (запрос).

4.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

4.23. Ответ на обращение (запрос) двух и более лиц направляется на фамилию первого подписавшего лица, если не оговорено конкретное лицо, с просьбой сообщить о результатах рассмотрения другим авторам. В отдельных случаях ответ направляется каждому из подписавших обращение (запрос).

На коллективное обращение (запрос) работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам, если это не противоречит законодательству Российской Федерации.

4.24. Ответы на обращения (запросы), уведомления, письма в государственные органы, органы местного самоуправления и должностным лицам подлежат регистрации заместителем начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.25. Порядок оформления реквизитов и их расположения на бланках писем регламентирован Инструкцией по делопроизводству в Управлении.

4.26. Решение об окончании рассмотрения обращения (запроса) принимает начальник Управления или его заместитель.

В случаях, когда ответ не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.

4.27. Материалы исполненного обращения (запроса) с ответом, подписанным начальником Управления, передаются в отдел организационно-правового обеспечения деятельности судов в день подписания ответа, но не позднее трех дней до истечения установленного законом 30-дневного срока рассмотрения обращения (запроса). Ответ на обращение в дальнейшем регистрируется заместителем начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов в системе электронного документооборота и передается работнику, ответственному за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции для последующей отправки заявителю. В случае поступления обращения в электронном виде через СПО ГАС «Правосудие», ответ на обращение размещается в электронном виде в СПО ГАС «Правосудие» заместителем начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов. Материалы формируются в отдельное производство.

4.28. Об утере обращения (запроса) или документов по нему исполнитель сообщает начальнику Управления. В этом случае начальник Управления назначает служебную проверку. Материалы служебных проверок хранятся в отделе кадров, государственной службы и противодействия коррупции, копии материалов в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов.

4.29. Законченные производством обращения (запросы) хранятся в отделе организационно-правового обеспечения деятельности судов в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

4.30. Пакеты, в которые были вложены письменные обращения (запросы), приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить почтовый адрес отправителя, даты отправки и получения обращения (запроса).

4.31. По письменной просьбе заявителя он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Управления.

Ознакомление заявителя с интересующими его документами и материалами производится с разрешения начальника Управления, его заместителей.

По письменной просьбе заявителя ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Управление из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Управлении, если указанные письменные ответы не были получены заявителем по независящим oт него обстоятельствам.

Выдача заявителю копии истребуемого им документа осуществляется с разрешения начальника Управления.

 

V. Особенности работы с обращением (запросом)

в форме электронного обращения

 

5.1. Управление обеспечивает возможность направления обращения (запроса) в форме электронного документа посредством информационной системы, обеспечивающей идентификацию и (или) аутентификацию гражданина.

5.2. Для приема обращений (запросов) в форме электронного документа применяется СПО ГАС «Правосудие», обеспечивающее идентификацию и (или) аутентификацию гражданина.

В случае незаполнения сведений об авторе (фамилия; имя автора; наименование организации, если обращается представитель организации; адрес, по которому должен быть направлен ответ) и текста обращения (запроса) отправитель информируется о невозможности принять обращение (запрос).

5.3. Управление сохраняет за собой право в установленном порядке уточнить достоверность информации об отправителе, а также уточнить содержание обращения (запроса).

5.4. Информация о персональных данных авторов обращений (запросов) хранится и обрабатывается с соблюдением законодательства Российской Федерации о персональных данных.

5.5. С учетом возможностей программно-технического обеспечения сайта размер обращения (запроса) в форме электронного документа не может превышать 5 тысяч символов.

Гражданин вправе приложить к обращению необходимые документы и материалы в электронной форме (для вложений допустимы следующие форматы файлов:txt, doc, rtf, xls, pdf, jpg, bmp, png, tif ,gif ) либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

5.6. Обращение (запрос), поступившее в форме электронного документа, обрабатывается отделом организационно-правового обеспечения деятельности судов и подлежит регистрации в системе электронного документооборота.

При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи из СПО ГАС «Правосудие» в систему электронного документооборота данных о поступлении обращения (запроса) в форме электронного документа заместителем начальника отдела организационно-правового обеспечения деятельности судов осуществляется ввод соответствующих данных в систему электронного документооборота в ручном режиме, в том числе с использованием технических средств, электронных носителей информации.

Обращение (запрос), направленное посредством СПО ГАС «Правосудие» представляет собой комплект электронных документов, который включает в себя:

обращение (запрос);

квитанцию об отправке;

приложенные документы (при наличии);

сведения о результатах проверки электронной подписи заявителя (в случае если обращение и приложенные к нему документы (при наличии) содержат электронную подпись).

Обращение (запрос), квитанция об отправке, приложенные документы (при наличии) распечатываются, и дальнейшая работа с ними осуществляется в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

Квитанция об отправке является документом, подтверждающим отправку обращения (запроса) и содержащим информацию об органе, в который направлено обращение, дату отправки, данные заявителя, указанные им при направлении обращения (запроса), уникальный идентификатор, присваиваемый обращению (запросу), а также перечень приложенных заявителем документов (при наличии).

Квитанция об отправке распечатывается на оборотной стороне последнего листа обращения (запроса), на котором проставляется штамп Управления (приложение № 1).

Документы, приложенные заявителем к обращению (запросу), распечатываются в той последовательности, в которой они перечислены в квитанции об отправке.

При необходимости сведения о результатах проверки электронной подписи распечатываются и прилагаются к обращению (запросу).

При наличии приложений к обращению (запросу) на обороте последнего листа проставляется штамп (приложение № 2).

В регистрационную карточку системы электронного документооборота добавляются файлы, содержащие обращение (запрос), квитанцию об отправке, приложенные к обращению (запросу) документы (при наличии), а также сведения о результатах проверки электронной подписи (при наличии).

5.7. Основанием для отказа в рассмотрении электронного документа, помимо оснований, указанных в разделах II-III Инструкции, также может являться:

- указание автором недействительных сведений о себе и (или) адреса для ответа;

- поступление дубликата уже принятого электронного сообщения;

- некорректность содержания электронного сообщения.

5.8. При отсутствии соответствующей технической возможности автоматической передачи данных из системы электронного документооборота в СПО ГАС «Правосудие» ответ на обращение (запрос) или уведомление направляется заявителю путем изменения статуса на «Направлен ответ» или «Продление срока подготовки ответа» в СПО ГАС «Правосудие», указав регистрационный номер ответа (уведомления) в поле «Комментарий» и приложив файл, содержащий ответ (уведомление), в формате «PDF», размер которого не должен превышать 5 Мбайт.

В наименовании файла с ответом указывается фамилия и инициалы заявителя, которому адресован ответ, в дательном падеже (например: Андрееву А.А.pdf,
Петрову П.П.pdf).

В случае если ответ на обращение (запрос) не дается, по основаниям, предусмотренным разделами II-III Инструкции, статус обращения (запроса) меняется на «Оставлено без ответа» в СПО ГАС «Правосудие», выбрав причину в соответствующей графе и указав в поле «Комментарий» статью нормативного правового акта, в соответствии с которой принято указанное решение.

5.9. После размещения информации о результатах рассмотрения обращения (запроса) в СПО ГАС «Правосудие» на оборотной стороне визового экземпляра ответа (уведомления) заявителю или справки (докладной записки) в левом нижнем углу проставляется отметка с датой размещения информации о результатах рассмотрения обращения (запроса), а также фамилия, инициалы и подпись должностного лица, разместившего информацию.

 

VI. Личный прием

 

6.1 Прием осуществляется в целях оперативного рассмотрения обращений (запросов), относящихся к компетенции Управления.

6.2. Организация личного приема возлагается на заместителя начальника отдела организационного - правового обеспечения деятельности судов.

6.3. Личный прием граждан и представителей организаций осуществляется в помещении Управления следующими должностными лицами:

начальником Управления в четверг с 14.00 до 17.00 часов;

заместителем начальника Управления во вторник с 14.00 до 17.00 часов;

заместителем начальника Управления – начальником отдела капитального строительства, эксплуатации зданий и управления недвижимостью в пятницу с 9.00 до 12.00 часов.

6.4. Прием ведется в порядке очередности. Отдельные категории граждан в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, пользуются правом на личный прием в первоочередном порядке.

При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий личность.

6.5. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету (приложения № 3, 4), являются:

- дата и время приема;

- фамилия, имя, отчество заявителя, почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

- краткое содержание обращения (запроса);

- фамилия должностных лип, осуществляющих прием;

- сведения о результатах приема.

6.6. В случае если в обращении (запросе) содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, заявителю разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

6.7. Содержание устного обращения заносится в учетную форму. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается отметка в учетной форме. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

6.8. Для получения письменного ответа по устному обращению заявителю предлагается удостоверить собственноручной подписью в учетной форме личного приема (приложение № 5) достоверность изложения его обращения работником Управления.

6.9. Письменное обращение (запрос), полученное в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

6.10. На письменном обращении (запросе), полученном на личном приеме, делается отметка о принятии на личном приеме, в котором указываются дата и подпись лица, принявшего обращение (запрос) (приложение № 6).

6.11. Предварительную запись на личный прием к начальнику Управлению или его заместителям, осуществляет  работник, ответственный за получение и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

6.12. В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения (запроса), если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов, предоставлена запрашиваемая информация.

6.13. В случае грубого, агрессивного поведения заявителя прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении заявителя отражается в учетной форме личного приема.

 

VII. Ответственность

 

Нарушение установленного Инструкцией порядка работы с обращениями (запросами) и приема граждан и представителей организаций, сроков рассмотрения обращений (запросов) или принятие по ним необоснованных, неправомерных решений, предоставление недостоверной информации, разглашение сведений о частной жизни гражданина влекут ответственность виновных государственных гражданских служащих в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Приложение № 1 к п. 5.6

 

 

 

 

                                                                                                Приложение № 2 к п. 4.10, п. 5.6

 

 

 

 

Приложение № 3 к п. 6.5

 

 

Управление Судебного департамента в Республике Хакасия

 

Дело № ______

 

ЖУРНАЛ

 

учета приема граждан и представителей организаций

в Управлении Судебного департамента в Республике Хакасия

 

                                                                                                Начат   «__» ______ 20     г.

                                                                                                Окончен «__» ______ 20     г.

 

На ____ листах

 

 

Приложение № 4 к п. 6.5

 

№ п/п	Дата приема	Фамилия, имя, отчество гражданина, представителя организации	Место жительства
1	2	3	4

 

По какому вопросу обратился	Кто принимал	Какое принято решение по обращению, запросу	Примечание
5	6	7	8

 

 

Приложение № 5 к п. 6.8

 

Алфавитно-учетная карточка личного приема
№						Дата, время приема
Фамилия								Имя
Отчество
Документ, удостоверяющий личность
Адрес

 

Краткое содержание обращения, запроса
Кто принимал
Какое решение принято по обращению, запросу

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение № 6 к п. 6.10

Приложение № 7 к п. 2.4